記帳勘定科目（タイトル）

何についての出納帳を書くのかを決めて、科目印を押します。手書きでも大丈夫です。

日付

同じ日付が続くときは、空欄で省略できます。〃は、11日と間違えやすいので使わないようにしましょう。

取引は日付順に書きます。2つの理由があります。

  1. さかのぼって挿入することができないからです。領収書の日付ではなく、精算した日付を入力します。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
    » 現金出納帳には領収書ではなく精算の日付 – 東京税理士ブログ
  2. 会計ソフトは、自動で日付順に並び替える機能を持っているため、日付がバラバラだと、入力後に日付順に移動してしまい、原本である手書きの出納帳とパソコンから出力された会計帳簿の順序が違ってしまいます。

相手勘定科目

科目印を押します。科目印がないときは、手書きでも大丈夫です。

勘定科目がわからないときは、空欄にして、先に進みます。

同じ勘定科目が続くときは、すべて科目印を押します。

相手先・摘要

摘要というのは、内容のことです。原則は、相手先と摘要と両方を書きます。両方書くように法人税法に規定されているからです。

しかし、すべての取引に対して、相手先と摘要と両方を丁寧に記入するのは面倒なので、現実的には、以下の基準で省略します。

省略するとき

  • 金額が小さい取引
    重要性が低いので、省略してもそれほど問題になりません。
  • 継続的な取引
    日常継続的に繰り返して発生する取引は、どのような取引であるか明瞭なので、省略してもそれほど問題になりません。
  • 内容が決まっている取引
    相手先によって摘要の内容が決まっている場合は、摘要を省略してもそれほど問題になりません。例えば、文房具屋さんが相手なら内容は文房具代、ガソリンスタンドが相手なら内容はガソリン代と決まっている場合です。

詳しく記入するとき

  • 金額が大きい取引
  • 単発の取引
  • 普段と違う取引

※ 同じ相手先・摘要が続くときは、〃とします。

相手先・摘要の具体例と並び順

摘要には、文字制限があるので、以下の項目から必要なものを、全角スペースで区切って記入すると、わかりやすくなります。

  1. カードで支払った場合は、カード名
  2. 領収書の日付
  3. 金銭を授受した相手の名前
  4. 商品又はサービスの内容
  5. その送り先・接待先
  6. 部屋番号
  7. ○月分

例えば、以下のように摘要に書きます。

VISAカード　4/20　△△スナック　飲食代　□□会社××氏と

○○不動産　家賃　301　4,5月分

○○工務店　壁修理代　202

金額

その日の最後とページの最後に、必ず残高を書きます。

せっかく書いた出納帳も、残高がないと、帳簿の信頼性がありません。例え、毎日の現金の管理を本当はやっていなかったとしても、出納帳の書面上だけでも現金の残高を明らかにしておきましょう。

出納帳間の取引

以下の場合には、両方の出納帳に記入します。

  • 預入れ： 現金 → 預金
    現金を預金通帳に預け入れる場合
  • 引出し： 預金 → 現金
    預金通帳から現金を引き出す場合
  • 現金移動： 現金 → 小口現金
    現金から小口現金を補充する場合
  • 預金移動： 預金Ａ → 預金Ｂ
    預金通帳から預金通帳へ残高を移動する場合